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突然、英語で電話がかかってきた!そんな時とっさに使える「電話応対定番フレーズ」

多くの企業がグローバル展開をする時代。海外に支社や支店がない企業でも、突然海外からの電話を受ける機会が増えています。ビジネス上でのやりとりは英語が堪能な社員や通訳に任せるという企業でも、自分が電話に出たら海外からだったという可能性も。急な対応でも焦らないように、最低限のビジネス英会話をマスターしておきましょう。

電話の受け方の基本(超初級編)

英語で電話を受けたとき、最低限これだけ知っていると安心です。英語に自信がない人はまず、この章のフレーズだけを覚えてみてください。

日本語で出たら相手が英語だった場合
受話器を取って「はい、○○社でございます」と日本語で話したところ、相手が英語だったという場面があります。その場合は以下のように対応しましょう。

I'm sorry. Thank you for calling.(申し訳ありませんでした。お電話ありがとうございます。)

と切り出し、自分の社名と名前を名乗ります。

○○Japan(社名). This is Yamada speaking.(〇〇ジャパンの山田です。)

つぎに、

How may I help you? (ご用件は何でしょうか?)

Who would you like to speak to? (だれにご用でしょうか?)

などで、相手の用件を聞きだすといいでしょう。

相手の言葉がわからない場合
実際の場面では、英語に慣れていなければ頭がパニックになり相手の話していることがわからないというケースも多いものです。

そんなときは、

Excuse me, I'll get someone who speaks English.(申し訳ありません。英語のできる者に代わります。)Hold the line, please.(そのままお待ちください。)

と言って、英語ができる人に代わる方法もあります。

あきらかに海外からの電話だとわかった場合の名乗り方
電話では日本語のように「○○でございます」といったていねいな表現ではなく、「This is ○○.」で社名や自分の名前を名乗ります。

Hello,This is ○○Japan.

または、

Good Morning(または)Good Afternoon,This is ○○Japan.

と名乗り、

May I help you? (どんなご用件でしょうか?)

と相手の用件を聞きます。

電話対応で覚えておくと便利なフレーズ(初級編)

英語ができる人が誰もいない場合や、もう少し自分で頑張ってみたい場合は、次のフレーズを覚えておくと便利です。

相手の言葉が聞き取れない場合
Could you repeat that, please?(もう一度言っていただけますか?)

Could you speak a little more slowly?(もう少しゆっくり話していただけますか?)

指名された人が不在の場合
指名された人が不在時の対応を知っておきましょう。

Mr.Tanaka is not in the office now.(田中は不在です。)Shall I have him call you back? (こちらから電話させましょうか?)

そして、

May I have your phone number?(電話番号を教えていただけますか?)

これだけ伝えれば、相手は折り返しがもらえることを理解してくれます。

担当者につなぐ場合
相手の用件がわかり、担当者につなぐ場合はつぎのように伝えましょう。

I’ll put you through.(おつなぎします。)

または、

I’ll connect you right away.(すぐにおつなぎしますので、お待ちください。)

でも構いません。言いやすいフレーズを覚えておくといいでしょう。

外資系企業に電話をしたら、相手が英語で出た場合の対応

外資系企業に電話をしたところ、相手が英語しか話せない人だったという場面もありがちです。その場合の自分の名乗り方や対応を知っておきましょう。

まず、自分の名前を名乗る
いきなり日本語で話したことを謝り、自分の名前を名乗ります。

I'm sorry. Hello, my name is Yamada Masao. I’m with ○○Japan.(私は○○ジャパンの山田正夫と申します。)

つぎに、用件を伝える
May I speak to Mr.Mita in accounting? (経理の三田さんをお願いします。)

または、

I’m calling in regard to the quotation.(見積もりの件でお電話しました。)

Please connect me with the planning department.(企画部をお願いします。)

日本語ができる人に代わってほしい場合
英語に自信がない場合は、以下のフレーズだけでも覚えておけば非常に便利です。

Is there anyone who speaks Japanese in your office? (そちらに日本語のわかる方はいらっしゃいますか?)

よくある間違いに要注意

英語での対応でよくある間違いをいくつかご紹介します。

クレーム
日本で苦情を意味するクレーム(claim)は、英語では「主張する」という意味になります。苦情は「complaint」と言います。

会話の際、「御社の製品について苦情があります」という場合は、「I have a complaint about your product.」となります。

名乗るとき、名前が先か姓が先か?
これは世代によって習っている内容が異なります。以前は「My name is Masao Yamada.」と、名前→姓の順に名乗るように学校で指導していました。しかし、文部科学省の方針が2002年に変更になり、それ以降の英語の教科書には「Yamada Masao」(姓→名前」となっています。

特に決まりがあるわけではありませんが、教師用の指導資料にも「姓→名前」の順に言うのが望ましいとされています。ただ、外国人にはわかりにくいかもしれません。もし相手にどちらが姓でどちらが名前かを聞かれたら、次のように答えると安心です。

My name is Yamada Masao. My first name is Masao, and my last name is Yamada.

まとめ

なかなか一度にあれもこれも覚えるのは大変ですが、英会話は慣れることが大切。近年は海外からの観光客が増えていることもあり、日本国内にいても外国人と会話をする機会が多くなります。自分から少しずつ話しかけてみると、度胸ができ、英会話にも慣れてきますよ。

とはいえすぐには覚えられないという方は、いざという時のためにこのページをブックマークしておいてくださいね。

金城 恵美
金城 恵美

生命保険会社で6年間働いた経歴を持つ。その経験から、「お金」「健康」の両方のテーマにおいて幅広い知識を身に付けた。今はそれらの知識を活かし、フリーライターとして10年間、多くの「お金」に関する本を執筆し続けている。

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