ビジネスメールの返信を早くするメリットと3つのテクニック

仕事はスピード感が大切といわれていますが、そのなかでも、メール返信は「できるだけ早い方がいい」といわれるもののひとつ。ビジネスではすでに常識とされていることでもありますが、その具体的な理由を考えたことはありますか?ここでは、メールを早く返信することで生まれるメリットや、早く返信するためのコツをご紹介します。

メールの返信はどうして早い方がいい?

メールは直接会って話をするわけではないため、送った内容の返答をもらうまでに時間がかかるもの。この返信を待っている時間は、仕事がストップすることになります。このため、送った相手としてはできるだけ早く返答をもらえた方が、貴重な時間を無駄にせずスムーズに次の仕事に取り組めるのです。

一般的には24時間、または、1営業日以内にするべきといわれているメール返信。ただ、相手の時間を無駄にしないという視点で考えると、社内にいる時間帯に送られてきたメールや、スマートフォンやタブレットで確認できる環境にある場合はもっと早く、3時間程度で返すのが理想的だといえるでしょう。

また、一度読んだメールをいったん放置してしまうと、その内容をだんだんと忘れてしまうもの。時間がたってからメールを返信すると、内容をまた理解するところから始めることになってしまいます。しかし、読んだメールに対してすぐ返信すれば、メールの内容を把握した状態で返信文を作成できるでしょう。こうすることで、メールの返信にかかる所要時間を短縮できるというメリットもあるのです。

覚えておきたい!メールの返信を早くする3つのテクニック

メールの返信はできるだけ早い方がいいとはいっても、メールの内容や送られてくるタイミングによっては難しいこともあるかもしれません。ここでは、メールをできるだけ早く返信するためのテクニックをご紹介します。

【テクニック①】受け取ったら、まずは「取り急ぎ返信」を

送ったメールに何の返答もないと、相手は「ちゃんと届いているかな」と不安になってしまうもの。たとえほかの業務が忙しくてすぐに返答できない場合でも「取り急ぎ受領のご連絡まで」「取り急ぎご返信まで」などのような「取り急ぎ返信」をしておくと、相手は安心できるでしょう。

【テクニック②】返答に時間がかかる場合は「途中経過」だけでも伝えておく

どうしても返答に時間がかかってしまう内容の場合、案件が進行していることがわかるような「途中経過」を伝えるのもひとつの方法です。「弊社としては問題ないかと思いますが、念のためクライアントにも確認し、明日改めてご返信します」もしくは「社内で稟議にかける必要があるため、数日ほどお時間いただけますでしょうか」などのように経過がわかると、送信者も安心して待てます。

【テクニック③】メール返信のための時間を確保する

ほかの業務が忙しくてメール返信にまで手が回らないという人は、メール返信のための時間をスケジュールに組み込むといいでしょう。
「メールを確認したときに」や「その都度」といった曖昧なタイミングだとついつい後回しにしてしまいがちなメールの返信も、スケジュール化すればしっかりと返信できます。具体的には早朝(9:00頃)、昼食後(13:00頃)、夕方前(15:00頃)、退社前(18:00頃)の4回くらいを意識して、15〜30分程度メールの返信のために時間を確保するといいでしょう。

メール返信の早さと仕事の出来は比例する!

仕事ができる人はメール返信も早い、とはよくいわれること。それは仕事の流れをよく理解し、時間を効率的に使えるところから来ているのかもしれません。仕事の効率化に取り組むみなさん、メールの返信を早くする習慣を身につけてみてはいかがでしょうか?

鈴木 圭
鈴木 圭

イタリア・ミラノ在住、フリーランスライター&エディター。海外ライフスタイルや旅行関連のほか、Webマーケティング、ビジネス系コンテンツなどへ執筆中。本サイトでは、毎日が楽しくなるようなシゴトや生活のアイデアをお届けします。

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