catch-img

複数人にビジネスメールを送るときのマナー

ビジネスシーンでは、複数人に同様の内容でメールを送ることがあります。「Cc」を使って一気に一斉送信をすればわざわざ1人ずつにメールを送る手間も省け、時間の短縮にもなるので便利ですが、一斉送信であることが容易に知られてしまうと失礼に当たることもあります。今回は、そんなビジネスメールの「複数人宛ての場合」にスポットを当て、マナーと注意点をご紹介します。

「宛先」の区分の仕方って?

・担当者がいる場合は担当者のみ「To(宛先)」あとは「Cc」に

メールの内容を複数人に共有したいときや、一斉送信をしたいときに便利な「Cc」ですが、メールをメインでやりとりする「担当者」のような方がいるときには、その方だけを「宛先(To)」にするのがマナー。「To(宛先)」は「その人がメインの方だ」という目印にもなるので「誰にメインでメールを確認して欲しいのか」ということが明確になります。ビジネスメールではこういった使い分けが大切です。

・担当者が2人居る場合は「To」が2人

メインでメールをやりとりしたい担当者が2人いるという場合には、2人とも「To」に設定しましょう。「Cc」は、あくまで共有のための宛先です。

「Cc」「Bcc」の使い分け方

・「Bcc」とは?

「To」とも「Cc」とも違う「Bcc」は、使いこなせれば大変便利な機能。「Bcc」は「ブラインド・カーボン・コピー」の略です。「Bcc」で送信した相手には「宛先」と同じ内容のメールが届きますが、受信した他の人には「Bcc」のメールアドレスは表示されません。メールアドレスはとても大切な個人情報ですので「Bcc」を使うことでメールアドレスの漏えい保護にもなり、ビジネスシーンでは多く活用されています。

・「Cc」と「Bcc」の使い分け方例

一斉送信の際に送付先のアドレスが公開される「Cc」と、送付先のアドレスが非公開になる「Bcc」は、上手な使い分けが必要です。例えば、社内での連絡メールで上司や同僚に同じ内容を共有したい場合などには「Cc」を使います。知り合い同士ですし、あえて誰と共有しているのかが明らかになっていたほうがわかりやすいからです。

また「Bcc」を使うときの代表例は、クライアントや社外の方とやりとりをする際に、そのメールの内容を上司や同僚などにも共有しておきたいとき。共有したい上司や同僚が送信先と面識がない場合、知らない人のアドレスが「Cc」に入っていると、失礼に当たることがあります。ただし、「Bcc」に入れた人は、受け取った側が「全員に返信」をしても返信先に含まれないので、やり取りに含めてほしい上司などは、「Cc」に入れる旨を本文に明記して、「Cc」に入れるようにしましょう。

受け取る側のマナーとしては、「Cc」で送られてきたメールは内容を複数人で「共有」することが目的なので、全員宛てに返信をするのが基本です。「Bcc」の場合には、「全員に返信」すると「Cc」の人に自分のアドレスがわかってしまうので、送信者のみに返信でOKです。

「宛名」はどのように書けばいいの?

・「役職順」「関連度順」が基本

ビジネスメールの「宛名」は「役職」「関連度」が高い順に宛名を記入することがマナーです。このとき「Cc」で送信をする方の名前も必ず記入するようにしましょう。さらに宛名には「会社名」「部署名」「肩書き」「氏名」を正式な名前で記入しなければなりません。社名がアルファベットなどで略されている場合などには、略称でなく正式名称を調べましょう。メールという手軽なツールを使うからこそ、細部にまで礼儀を持つのがビジネスメールのポイントです。

・複数の会社に向けて送信する場合は「関連度」の高い会社から記入

メールの送信先が1社のみではなく、複数あるときには「関連度」の高い順番で、会社ごとに分けて宛名を記入します。また、会社ごとに送信先の相手が複数人いるときには「役職」を考慮した順番で名前を記入していきましょう。

・役職に差が無い場合は横一列も可

送信相手の役職に差が無い場合には、「○○様、○○様」といったように横並びの記入でもマナー違反にはなりません。送信相手がたくさんの場合には縦に並べるとメールが長くなってしまうので、コンパクトに記載する配慮も必要です。メールを送るときには「読みやすさ」も大切なポイントになります。

また社内メールでは「各位」という言葉も有効です。1人1人の名前を記入する手間が省けるので、メールの効率もアップしますよ。

・「Cc」メールの宛名書き例

「Cc」を使ってメールを送るときには、メール本文にも「Cc」であることを明記しておきましょう。こうすることで、よりわかりやすいメールにすることができます。

(例)

株式会社○○
草野様
(Cc:山下様、桐谷様)

仕事をするにあたってビジネスメールのやり取りは必要不可欠ですよね。ビジネスシーンでは、1通のメールにたくさんの情報を詰め込んで送付する場面も多くあるでしょう。ミスなくスムーズにビジネスメールのやり取りを進めるためにも、まずはマナーを復習しておくことが大切です。



小嶋 恭一
小嶋 恭一

大学を卒業後、現在のWeb制作会社に就職。記事編集を1年担当した後、ライターとして活動を始める。ビジネス、医療、留学、介護などを主に担当。

ご自身のキャリアに悩んだら、
「プロのキャリアアドバイザー」に
ご相談ください(サービスはすべて無料)。

キャリタス転職エージェント会員登録(登録無料)